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Fallstudien

Case Studies zu OneGov GEVER Lösungen

Stadt Nidau

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OneGov GEVER – die Schweizer Standard-Lösung zur speditiven Erledigung von anspruchsvollen Aufgaben in der Stadt Nidau.

Mit OneGov GEVER verfügt die Stadt Nidau nun über die lang ersehnte Lösung zur elektronischen Geschäftsverwaltung. Schritt für Schritt wurden die fünf Verwaltungsabteilungen geschult und mit GEVER vertraut gemacht. Seit Frühling 2017 sind nun alle Abteilungen produktiv mit GEVER tätig und nutzen die vielfältigen Möglichkeiten. Ab 2018 werden auch die Sitzungen über die optimierte Sitzungs- und Protokollverwaltung (SPV) verarbeitet.

«OneGov GEVER ist die optimale Lösung für die Stadtverwaltung Nidau. Die intuitive Bedienung erleichtert den Mitarbeitenden den Einstieg in die elektronische Geschäftsverwaltung. Mit der Sitzungs- und Protokollverwaltung erwarten wir eine weitere Vereinfachung in der Bearbeitung der Geschäfte.»

Corinne Leuenberger, Projektleiterin GEVER Stadtverwaltung Nidau, Kanton Bern

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Gemeinde Mumpf

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OneGov GEVER – eine effiziente, sichere und mobile Geschäftsverwaltung, die keine eigene Serverstruktur benötigt.

Die Lösung OneGov GEVER wurde innerhalb von nur drei Monaten erfolgreich eingeführt. In dieser kurzen Zeit wurde nicht nur der neue Registraturplan erarbeitet, sondern auch die Anwenderinnen und Anwender durch 4teamwork geschult. Nachdem OneGov GEVER in Betrieb genommen wurde, konnten die Benutzer selbstständig alle geschäftsrelevanten Daten vom lokalen Dateisystem per Drag’n’Drop in die neue Ablagestruktur hochladen.

Der Betrieb der neuen Geschäftsverwaltung erfolgt im Rechenzentrum von 4teamwork in Bern. 4teamwork sorgt dabei für den reibungslosen Betrieb sowie die hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit von OneGov GEVER. Zudem wird die Geschäftsverwaltung regelmässig aktualisiert, so dass die Gemeindeverwaltung Mumpf laufend von Verbesserungen und Erneuerungen in OneGov GEVER profitieren kann. Für Kundenanfragen steht der kompetente Support von 4teamwork zur Verfügung.

«Das Arbeiten mit OneGov GEVER macht Spass, und die Software ist eine Erleichterung für den oft hektischen Arbeitsalltag.»

Reto Hofer, Gemeindeschreiber Gemeinde Mumpf

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Gemeinde Dürrenäsch

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OneGov GEVER – die innovative, cloudbasierte und sichere Softwarelösung für einen mobilen und papierlosen Arbeitsalltag in der Gemeinde Dürrenäsch.

Mit der webbasierten Geschäftsverwaltung OneGov GEVER und der integrierten Sitzungs- und Protokollverwaltung konnten die Anforderungen der Gemeinde Dürrenäsch bestens abgedeckt werden. OneGov GEVER ist innerhalb der Gemeinde zur zentralen Ablage aller Dokumente und Informationen geworden und steht den Mitarbeitenden jederzeit und von überall her zur Verfügung. Dabei wird von den Nutzenden geschätzt, dass die neue Lösung sehr benutzerfreundlich ist und wenig Schulung erfordert. Das Ordnungssystem (Registraturplan) und das Berechtigungskonzept wurden zusammen mit 4teamwork erarbeitet und auf die Bedürfnisse der Gemeinde abgestimmt.

Eine Entlastung bringt die neue Sitzungs- und Protokollverwaltung, die eng mit der Ablagestruktur von OneGov GEVER verknüpft ist. Die Nachverfolgung von Anträgen über die Traktandierung, Diskussion und Beschlussfindung fällt sehr leicht. Protokollauszüge pro traktandiertes Geschäft werden automatisch im Dossier des Antragstellers abgelegt, was für die Protokollführung eine grosse Zeitersparnis bedeutet. Durch die wertvollen Inputs der Gemeinde Dürrenäsch betreffend den Bedürfnissen einer Gemeinde, konnte 4teamwork das Modul Sitzungs- und Protokollverwaltung ausbauen und optimieren.

«Dank guter Planung und Umsetzung unserer Anregungen und Wünsche durch das motivierte Team von 4teamwork konnten wir in ein neues Zeitalter starten.»

Susanne Remund, Gemeindeschreiberin und Manuela Riner, Gemeindeschreiberin-Stv. Gemeinde Dürrenäsch

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Kirchgemeinde Köniz

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OneGov GEVER – die neue Geschäftsverwaltung mit Sitzungs- und Protokollverwaltung für die evangelisch-reformierte Kirchgemeinde Köniz.

Mit der webbasierten Geschäftsverwaltung OneGov GEVER und der integrierten Sitzungs- und Protokollverwaltung konnten die Anforderungen der Kirchgemeinde Köniz bestens abgedeckt werden. OneGov GEVER ist innerhalb der Kirchgemeinde zur zentralen Ablage aller Dokumente und Informationen geworden und steht den Mitarbeitenden jederzeit und von überallher zur Verfügung. Dabei wird von den Nutzerinnen und Nutzern geschätzt, dass die neue Lösung sehr benutzerfreundlich ist und wenig Schulung erfordert. Das Ordnungssystem (Registraturplan) wurde in Zusammenarbeit mit 4teamwork erarbeitet, gemeinsam mit einem Berechtigungskonzept, das auf die Kirchgemeinde Köniz abgestimmt ist. Die bestehenden Dokumente wurden durch das Sekretariat laufend vom bestehenden Fileserver nach OneGov GEVER per Drag’n’Drop übernommen.

«Motivierte und kreative Leute einer mitarbeiterfreundlichen Firma lieferten uns ein alltagstaugliches Produkt, welches sogar den ‹EDV-Muffeln› in der Anwendung Freude macht. »

Maya Moser, Sekretariat Kirchgemeinde Köniz, GEVER-Support

Staatsarchiv Kanton Basel-Stadt

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OneGov GEVER – ein fertiges Produkt mit einschlägigen Referenzen und technologisch auf einer zukunftsfähigen Basis aufgebaut.

Das Projekt startete im Juni 2016 und wurde im Dezember 2016 erfolgreich abgeschlossen. Das Projekt wurde in drei anspruchsvolle Teilprojekte unterteilt:

  • Entwicklung eines neuen Release von OneGov GEVER (u.a. mit Erweiterungen des Kontaktmoduls). Dies geschah in direktem Kontakt mit den Power-Benutzern des Staatsarchivs.
  • Vollständige Migration aller Daten und Dokumente aus der bisherigen GEVER-Lösung ScopeDossier nach OneGov GEVER. Insgesamt wurden mehr als 20‘000 Dossiers und über 60‘000 Dokumente migriert, wobei gewisse Datenbestände fast 20 Jahre zurückreichten.
  • Installation und Betriebsaufnahme in der IT-Umgebung des Staatsarchivs.

«OneGov GEVER ist ein zeitgemässes Werkzeug für eine effiziente und standardbasierte Aktenführung und zugleich mit einer guten Usability. Sein Integrationspotential ist hoch.»

Lambert Kansy, lic. phil.
Leiter Informatik Staatsarchiv Basel-Stadt

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Kanton Zug

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Flächendeckende Einführung der Geschäftsverwaltung OneGov GEVER im Kanton Zug

Mit der neuen, webbasierten Geschäftsverwaltung OneGov GEVER wurden die anspruchsvollen und mannigfaltigen Anforderungen des Kantons Zug optimal umgesetzt. OneGov GEVER ist die neue dossierorientierte Ablage für alle Dokumente und Informationen, für die keine spezifische Fachanwendung besteht. OneGov GEVER steht den kantonalen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung. Die neue Lösung ist einfach in der Bedienung und stabil im Betrieb.

«OneGov GEVER ist die optimale Lösung für die effiziente elektronische Bearbeitung von Geschäften. Durch die einfache, intuitive Bedienung sind neue Benutzerinnen und Benutzer in kürzester Zeit mit dem System vertraut.»

Dr. Ignaz Civelli, Staatsarchivar des Kantons Zug

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Kantonale Erziehungsdirektorenkonferenz EDK

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OneGov GEVER – eine hervorragende Lösung für eine effiziente Geschäftsverwaltung bei der EDK.

Mit der neuen, webbasierten Geschäftsverwaltung OneGov GEVER wurden die Anforderungen der EDK optimal umgesetzt. OneGov GEVER ist die zentrale Ablage aller Dokumente und Informationen und steht den Mitarbeitenden jederzeit und von überallher zur Verfügung. Die neue Lösung ist einfach in der Bedienung und sehr benutzerfreundlich.

Das Ordnungssystem wurde mit individuellen Berechtigungen und einer auf die Abteilungen abgestimmten Ablagestruktur erstellt. Das Sekretariat konnte anschliessend alle lokal gespeicherten Dokumente per Drag-and-drop in die neue Ordnerstruktur hochladen.

«OneGov GEVER ist die optimale Lösung für eine effiziente elektronische Bearbeitung aller Geschäfte der EDK. Durch das einfache Bedienkonzept konnte die neue Software in kürzester Zeit eingeführt werden.»

Michel Rohrbach, Leiter IDES
Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK) 

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Pädagogische Hochschule Bern

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OneGov GEVER: Die ideale Lösung für einen effizienten elektronischen Informationsaustausch unter den Mitgliedern der Geschäftsleitung.

Für das Institut für Weiterbildung und Medienbildung wurde innerhalb von drei Wochen nach Projekt Kickoff eine eigene Installation von OneGov GEVER aufgeschaltet. Gemeinsam mit dem Kunden wurde der neue Ablageplan erarbeitet und in OneGov GEVER eingerichtet. Die Anwender wurden danach durch erfahrene Mitarbeitende von 4teamwork in der Bedienung der Anwendung geschult.

«OneGov GEVER ermöglicht einen effizienten, sicheren Informationsaustausch und erleichtert die Zusammenarbeit.» 

Prof. Dr. Gottfried Hodel, Institutsleiter
PHBern Institut für Weiterbildung und Medienbildung

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Pädagogische Hochschule Wallis

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OneGov GEVER – die perfekte Lösung für eine einheitliche und sprachübergreifende Dokumentenverwaltung für die PH Wallis.

Als pädagogische Hochschule mit jeweils einem Standort im deutschsprachigen Oberwallis und im französischsprachigen Unterwallis stellte eine einheitliche und sprachübergreifende Dokumentenverwaltung eine grosse Herausforderung dar. Die ursprüngliche Praxis der Datenablage auf einem gemeinsamen Laufwerk stiess an ihre Grenzen, insbesondere die Einschränkungen bei der Verwendung von Dokumententiteln und die fehlenden Recherchemöglichkeiten führten zu unbefriedigenden Resultaten.

Verschiedene Angebote wurden evaluiert: Das Angebot von OneGov GEVER von 4teamwork mit der Lösung einer zweisprachigen Anwendung und der sicheren Bearbeitung der geschäftsrelevanten Dokumente überzeugte.

«OneGov GEVER bietet den Mitarbeitenden eine effiziente Dokumentenverwaltung in ihrer Muttersprache – das ist ein unerlässliches Hilfsmittel für die Arbeit in einem zweisprachigen Kanton.»

Peter Summermatter, Direktionsadjunkt Pädagogische Hochschule Wallis

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