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Case Studies zu OneGov GEVER Lösungen

Stadt Nidau

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OneGov GEVER – die Schweizer Standard-Lösung zur speditiven Erledigung von anspruchsvollen Aufgaben in der Stadt Nidau

Mit OneGov GEVER verfügt die Stadt Nidau nun über die lang ersehnte Lösung zur elektronischen Geschäftsverwaltung. Schritt für Schritt wurden die fünf Verwaltungsabteilungen geschult und mit GEVER vertraut gemacht. Seit Frühling 2017 sind nun alle Abteilungen produktiv mit GEVER tätig und nutzen die vielfältigen Möglichkeiten. Ab 2018 werden auch die Sitzungen über die optimierte Sitzungs- und Protokollverwaltung (SPV) verarbeitet. 

Seit der Einführung von GEVER sind die Unterlagen der Stadtverwaltung für alle Mitarbeitenden direkt einsehbar. Ein durchdachtes Berechtigungs- und Rollenkonzept steuert den Zugang bzw. verhindert den Zugriff auf nicht autorisierte Dokumente. Der Arbeitsalltag hat sich spürbar vereinfacht, die Abläufe können speditiver vorangetrieben werden und die Nachvollziehbarkeit innerhalb der Dossiers überzeugt in sich. Dank den Funktionalitäten Mail-in, Drag & Drop for Outlook, Aufgaben und elektronischer Posteingang wird ein papierloses Arbeiten überhaupt erst möglich.
Ein Ansprechpartner, drei Bereiche

Die Stadt Nidau verlässt sich auf die Lösungen OneGov GEVER für die elektronische Geschäftsverwaltung und OneGov Box für den neuen Webauftritt www.nidau.ch. Bereits seit längerer Zeit verwendet Nidau auch das Self-Service Portal für Arbeitsräume www.teamraum.com von 4teamwork. Der Austausch insbesondere zur Verarbeitung und zur Verfügungstellung von Sitzungsunterlagen bewährt sich.

4teamwork hat die Verantwortlichen der Stadt Nidau als kompetenten Partner mit umfassender Erfahrung im Bereich von GEVER-Lösungen überzeugt. Die Stadt Nidau ist in der Einführungszeit professionell und kompetent betreut worden, die Anforderungen wurden zur vollsten Zufriedenheit umgesetzt.

«OneGov GEVER ist die optimale Lösung für die Stadtverwaltung Nidau. Die intuitive Bedienung erleichtert den Mitarbeitenden den Einstieg in die elektronische Geschäftsverwaltung. Mit der Sitzungs- und Protokollverwaltung erwarten wir eine weitere Vereinfachung in der Bearbeitung der Geschäfte.»

Corinne Leuenberger, Projektleiterin GEVER Stadtverwaltung Nidau, Kanton Bern

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Staatsarchiv Kanton Basel-Stadt

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OneGov GEVER – ein fertiges Produkt mit einschlägigen Referenzen und technologisch auf einer zukunftsfähigen Basis aufgebaut.

Das Projekt startete im Juni 2016 und wurde im Dezember 2016 erfolgreich abgeschlossen. Das Projekt wurde in drei anspruchsvolle Teilprojekte unterteilt:

  • Entwicklung eines neuen Release von OneGov GEVER (u.a. mit Erweiterungen des Kontaktmoduls). Dies geschah in direktem Kontakt mit den Power-Benutzern des Staatsarchivs.
  • Vollständige Migration aller Daten und Dokumente aus der bisherigen GEVER-Lösung ScopeDossier nach OneGov GEVER. Insgesamt wurden mehr als 20‘000 Dossiers und über 60‘000 Dokumente migriert, wobei gewisse Datenbestände fast 20 Jahre zurückreichten.
  • Installation und Betriebsaufnahme in der IT-Umgebung des Staatsarchivs.

In der Installation des Staatsarchivs Basel-Stadt sind unter anderem folgende Module integriert:

  • Visual Search: Dieses Modul ermöglicht mittels Vorschaubildern und Online-Lesemodus eine intuitive Dokumentensuche und -nutzung.
  • RESTful API: Über diese Schnittstelle können beliebige Drittanwendungen an das GEVER-System angebunden werden.
  • Archivische Ablieferungsschnittstelle: Diese Schnittstelle zur Aussonderung von Dossiers und Dokumenten basiert auf dem Standard eCH-0160. Dabei wird der komplette Aussonderungsprozess abgebildet.
  • Dossierschnittstelle für Dossiers und Dokumente (eCH-0039 und eCH-0147): Der Standard definiert ein schweizweites Austauschformat für elektronische Dossiers und Dokumente zwischen E-Government-Anwendungen.
  • Regelmässige Replikation aller Partnerdaten (Lesesaal) aus einer Drittanwendung nach OneGov GEVER.

«OneGov GEVER ist ein zeitgemässes Werkzeug für eine effiziente und standardbasierte Aktenführung und zugleich mit einer guten Usability. Sein Integrationspotential ist hoch.»

Lambert Kansy, lic. phil., Leiter Informatik Staatsarchiv Basel-Stadt

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Kantonale Erziehungsdirektorenkonferenz EDK

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Mit der neuen, webbasierten Geschäftsverwaltung OneGov GEVER wurden die Anforderungen der EDK optimal umgesetzt. OneGov GEVER ist die zentrale Ablage aller Dokumente und Informationen und steht den Mitarbeitenden jederzeit und von überallher zur Verfügung. Die neue Lösung ist einfach in der Bedienung und sehr benutzerfreundlich.

Die Lösung wurde in einer kurzen, dreimonatigen Phase erfolgreich eingeführt. Da alle benötigten Funktionen bereits vorhanden waren, konnte sich das Generalsekretariat auf die Strukturierung des Aktenplans sowie auf die Erstellung eines passenden Bearbeitungskonzepts konzentrieren. Dabei wurden die Projektverantwortlichen durch 4teamwork mit Rat und Tat unterstützt. Seit der Lancierung nutzen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Generalsekretariats die neue elektronische Geschäftskontrolle. 

«OneGov GEVER ist die optimale Lösung für eine effiziente elektronische Bearbeitung aller Geschäfte der EDK. Durch das einfache Bedienkonzept konnte die neue Software in kürzester Zeit eingeführt werden.»

Michel Rohrbach, Leiter IDES
Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK) 

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Kanton Zug

Flächendeckende Einführung der Geschäftsverwaltung OneGov GEVER im Kanton Zug

Mit der neuen, webbasierten Geschäftsverwaltung OneGov GEVER wurden die anspruchsvollen und mannigfaltigen Anforderungen des Kantons Zug optimal umgesetzt. OneGov GEVER ist die neue dossierorientierte Ablage für alle Dokumente und Informationen, für die keine spezifische Fachanwendung besteht. OneGov GEVER steht den kantonalen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung. Die neue Lösung ist einfach in der Bedienung und stabil im Betrieb.

Kunden-Statement: Dr. Ignaz Civelli, Staatsarchivar des Kantons Zug
«OneGov GEVER ist die optimale Lösung für die effiziente elektronische Bearbeitung von Geschäften. Durch die einfache, intuitive Bedienung sind neue Benutzerinnen und Benutzer in kürzester Zeit mit dem System vertraut.»

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Pädagogische Hochschule Wallis

OneGov GEVER – die perfekte Lösung für eine einheitliche und sprachübergreifende Dokumentenverwaltung für die PH Wallis.

Als pädagogische Hochschule mit jeweils einem Standort im deutschsprachigen Oberwallis und im französischsprachigen Unterwallis stellte eine einheitliche und sprachübergreifende Dokumentenverwaltung eine grosse Herausforderung dar. Die ursprüngliche Praxis der Datenablage auf einem gemeinsamen Laufwerk stiess an ihre Grenzen, insbesondere die Einschränkungen bei der Verwendung von Dokumententiteln und die fehlenden Recherchemöglichkeiten führten zu unbefriedigenden Resultaten.

Verschiedene Angebote wurden evaluiert: Das Angebot von OneGov GEVER von 4teamwork mit der Lösung einer zweisprachigen Anwendung und der sicheren Bearbeitung der geschäftsrelevanten Dokumente überzeugte.

Kunden-Statement: Peter Summermatter, Direktionsadjunkt Pädagogische Hochschule Wallis
«OneGov GEVER bietet den Mitarbeitenden eine effiziente Dokumentenverwaltung in ihrer Muttersprache – das ist ein unerlässliches Hilfsmittel für die Arbeit in einem zweisprachigen Kanton.»

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